אחים שלי בביקור מולדת בארץ אחרי קרוב לשנתיים שלא התראינו וכך יצא שבתקופה מאוד מאוד עמוסה בעבודה אני מנסה (ומצליחה!) לשלב בלו״ז גם המון זמן איכות משפחתי, ומתענגת על כל דקה שמאפשרת לי לספוג אותם ולהנות מהם עד כמה שרק אפשר. בשגרה שכוללת המון המון דברים שאני *צריכה* לעשות, ומאמץ מתמיד לשלב דברים שאני גם *רוצה* לעשות כדי לטעון מצברים, זה הישג לא מובן מאליו מבחינתי.
גם אצלי, כמו אצל כולם הגבולות עם העולם החיצון מטושטשים מאוד ואני בדרך כלל זמינה ונגישה מאוד ברוב שעות הערות שלי במייל, בוואטסאפ, בטלפון, ברשתות החברתיות ועוד ועוד, כשהיכולת שלי לשמור על פוקוס בתוך כל הדבר הזה תלויה באופן כמעט בלעדי ביכולת שלי לנהל את הזמן שלי ואת התכולה שלו ולהשאיר את כל הכדורים באוויר.
רגע לפני סדר פסח, קבלו את חמשת הדיברות הפרטיות שלי שעוזרות לי לעשות סדר בניהול הזמן ומאפשרות לי לעשות את כל מה שאני רוצה ולהישאר בחיים. טוב נו, את רוב הדברים שאני רוצה וכן, תגדירו חיים 🙂
- הצפוי אך ההכרחי: תכנון
הגדרה של המטרה הגדולה (ברמת שנה, רבעון, חודש) מאפשרת לי להתפקס על התמונה הגדולה ולא להישאב לדיטיילס ולכיבוי שריפות. הגדרה של מטרות קטנות יותר בדרך לשם עוזרות לי לגרום לדברים לקרות ולא להתמסמס, גם אם אירועים לא צפויים גורמים לזה שזה ייקח קצת יותר זמן. אני נוהגת לשבת אחת לשבוע, בדרך כלל במוצאי שבת או בראשון מוקדם בבוקר על הלו״ז השבועי, ולהחליט מה אני רוצה להוציא מהשבוע הקרוב, איזה משימות יצליחו להיכנס, ואיזה יאלצו לחכות. באופן הזה, גם כשאני נאלצת לתעדף ולדחות חלק מהמשימות שחשובות לי, אין בי תסכול כי זהה מנוהל ומתוחם באיזושהי מסגרת. התכנון הוא ברמה שבועית, לא ברמה יומית והתוצרים של השבוע הזה רלוונטיים גם לתוצרים עבור הלקוחות שלי וגם עבור ניהול העסק, פיתוח עסקי, שיווק, למידה, זמן בית, אימונים ויתר הדברים שחשובים לי. - עקרון ה-80/20
עקרון ה 80/20 (פארטו) הוא אחד העקרונות היעילים והיישומיים ביותר:
כ- 20% מהלקוחות שלנו מייצרים לנו כ- 80% מההכנסות.
20% מהמשימות שלנו אחראיות על 80% מהערך של העבודה שלנו.
20% מהלקוחות שלנו צורכים 80% מזמן שירות הלקוחות שלנו.
80% מהתוצאות שלנו נקבעות על ידי 20% מהפעילות שלנו.
מקורם של 80% מהרווחים שלנו ב- 20% של השירותים שלנו.
ברמה הכי בסיסית זה אומר שאם יש לי טו דו ליסט שכולל עשרה סעיפים, שניים מהם הם שווי ערך של יותר מכל שמונת הסעיפים יחד. יכול להיות שהזמן שיקח לי לבצע כל סעיף הוא זהה, אבל האימפקט שיש לשניים החשובים ביותר יהיה הרבה יותר משמעותי. זה נכון שלרובינו יש נטייה לדחות דווקא את העשייה של אותם שני סעיפים כי הם בדרך כלל אלה שמצריכים מאיתנו מאמץ יותר גדול או התמודדות מסוימת, והתוצאה היא עומס, סטרס, תחושה של פול גז בניוטרל ושל הישגים דלים ביחס להשקעה.
מרגישים מוצפים? זה הזמן לחזור לרשימה ולהתחיל לבדוק איזה מהמשימות חשובות ומשמעותיות באמת, ואיזה מייצרות בעיקר רעשי רקע. מה עושים עם המשימות שצריך להשלים אבל הן פחות קריטיות? מאצילים סמכויות, משלמים למישהו אחר שיעשה את זה עבורנו או לומדים להגיד לא, וזה מוביל אותי לסעיף הבא. - חשוב גם להגיד לא.
בדצמבר האחרון הגדרתי את המטרות והיעדים שלי ל- 2021. אני בשנה השלישית של העסק והמיקוד שלי השנה הוא ביסוס תשתית חזקה ויציבה שתאפשר לי להמשיך ולצמוח על בסיס קונסיסטנטי ואיתן. תחת המטרה הזו, אני נאלצת להגיד לא לדברים שגוזלים ממני קשב ולא מספיק משרתים או תומכים במטרה הגדולה גם אם אני רוצה לעשות אותם, ולא תמיד זה קל לעשות. בדיוק לפני שנה פיתחתי והשקתי סדרה של סדנאות והרצאות שעוסקות במסעות לקוח ובשיווק מבוסס תוכן. חלקן מיועדות לארגונים ומכללות, חלקן לבעלי עסקים קטנים שרוצים ללטש את יכולות השיווק שלהם ולהתמקצע. ללמד ולהדריך זה אחד הדברים שאני אוהבת ומקפידה לשלב בעשייה כבר הרבה שנים, אבל גיליתי שהשיווק והקידום של הסדנאות לבעלי עסקים קטנים מצריך ממני הרבה משאבים ואנרגיה שהשנה מושקעים במקום אחר ולכן קיבלתי החלטה להקפיא את התחום הזה, ולהתמקד בהקשר הזה רק בסדנאות שנבנו לארגונים ומכללות.
- לבחור עם מי לעבוד.
לפני שנתיים וקצת, כשפתחתי את העסק פנתה אלי מישהי ממעגל שלישי שאני לא מכירה אישית וביקשה הצעת מחיר לשירותי שיווק בדיגיטל, היא הגיעה אלי דרך המלצה. שוחחנו בערך חצי שעה כדי להבין את הצרכים שלאחריה שלחתי לה הצעת מחיר. משם התחלתי לקבל ממנה המון וואטסאפים בשעות לא שעות עם כל מיני שאלות מהותיות ולא מהותיות בהמשכים, כולל סופ״שים, משהו שם לא הסתדר לי. זו היתה תחילת הדרך והייתי מוכנה להתפשר על כל מיני דברים במטרה לייצר פורטפוליו מגוון של לקוחות אבל האינטואיציה שלי אמרה לי לא להמשיך איתה. זו היתה החלטה לא טריויאלית לאותה נקודת זמן וכדי להחליט עשיתי תרגיל קטן שתמיד עוזר לי להישאר מפוקסת על סוג הלקוחות והפרויקטים שאני רוצה. מבחינתי כל לקוח או פרויקט צריך לענות על לפחות 2 מתוך 3 קריטריונים: עניין, אנשים ו/או רווחיות, כהשאיפה כמובן שהוא יענה על 3/3. אם יש לי פרויקט מעניין ומאתגר ורווחיות גבוהה אבל אנשים שלא נעים לי לעבוד איתם, האם זה שווה את זה? אם יש לי לקוחות שהם אנשים מדהימים ואתגר מקצועי אבל רווחיות נמוכה, זה עדין משתלם לי בלונג ראן? התרגיל הזה מאפשר לי למפות מה התנאים הקיימים, מה הפוקוס שלי ומה היחס ביניהם, וככה אני מצליחה לשמור על בהירות ועל פורטפוליו שמשקף את המטרות שלי ואת המקום שאני נמצאת בו. - מוניטיזציה זה החיים.
יצירת תבניות מתהליכים ופעולות שאני מייצרת ללקוחות מאפשרת לי לשכפל אותן, לעשות אדפטציות ולייעל את הזמן: קמפיינים אפקטיביים, מבנה קריאייטיב מניב, תבניות מתהליך אונבורדינג עם לקוחות חדשים, פורמטים של הצעות מחיר, של הזמנות עבודה ועוד ועוד. הבניית הידע והנסיון שלי לכדי הרצאות, סדנאות, פיזיות או דיגיטליות, מאפשרות לי לייצר מהלכים שלא תלויים או הרבה פחות תלויים בזמן ובפניות שלי ולטווח ארוך יהוו ערוץ פעילות מניב נוסף.
טיפ בונוס:
הטלפון שלי על שקט, כמעט 99% מהזמן. גם הנוטיפיקציות. וכך בזמן שצבוע לי לכל לקוח אני יכולה לגשת בצורה יזומה לכל הפלטפורמות שרלוונטיות לו ולטפל בנושאים שעל הפרק, בזמן שצבוע לי לניהול של העסק כנ״ל, אני כולי שם, בלי הסחות דעת, בלי לכבות שריפות ועם מקסימום פוקוס ונוכחות באותו הרגע.
משהו שקראתי לא מזמן והתחברתי אליו מאוד, לצערי לא זוכרת למי שייך הקרדיט: אם אתם מרגישים צורך עז לג׳נגל עד רמה בה אתם מאבדים את עצמכם, תניחו שאתם המוצר. זה הזמן לעצור ולבחון איזה מהדברים שאתם עושים לא נמצאים בזמן או במקום הנכון ואם צריך, להרים דגל ולהגדיר איזה סוג של עזרה אתם צריכים או איך להתחיל לתעדף, לפני שזה מאוחר מדי ופוגע לכם באיכות העבודה.
